Privatlivspolitik

1. Indledning

1.1Denne privatlivspolitik gælder for alle Clerk'rs kunder, herunder administratorer og brugere, der tilgår Clerk'r-platformen på vegne af deres organisation (samlet "du", "I" eller "Kunden"). Dele af privatlivspolitikken gælder desuden for besøgende på vores hjemmeside clerkr.ai.

1.2Clerk'r er en platform til håndtering af juridiske dokumenter og agentbaseret AI for advokatfirmaer. Når Clerk'r leverer platformen, behandler Clerk'r personoplysninger om brugere og, indirekte, personoplysninger i de dokumenter, kunderne uploader til platformen.

1.3Politikken forklarer, hvilke personoplysninger Clerk'r indsamler og behandler, hvordan og hvorfor de behandles, retsgrundlaget for behandlingen, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvilke rettigheder du har. Den beskriver også, hvordan Clerk'r beskytter personoplysninger, og hvordan du kan kontakte os med spørgsmål.

2. Dataansvarlig

2.1Clerk'r er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger om brugerkonti, brugsdata og cookies.

2.2For dokumenter og andet indhold, som Kunden uploader til platformen, er Kunden (advokatfirmaet) dataansvarlig, og Clerk'r er databehandler efter databeskyttelsesforordningens artikel 28. Behandlingen af uploadet indhold er reguleret af den databehandleraftale ("databehandleraftalen"), der er indgået mellem Clerk'r og Kunden.

2.3Kontaktoplysninger til Clerk'r findes i afsnit 11 nedenfor.

3. Personoplysninger, der behandles

3.1Personoplysninger er alle oplysninger, der direkte eller indirekte kan henføres til en fysisk person. De personoplysninger, Clerk'r indsamler og behandler, omfatter:

Oplysninger om brugerkonti (oplysninger, der gives, når en brugerkonto oprettes og vedligeholdes)

• Navn
• Arbejdsmail
• Adgangskode (gemt som en bcrypt-hash; adgangskoden i klartekst gemmes eller logges aldrig)
• Tilknytning til organisation og rolle (fx administrator, advokat, bruger)

Brugs- og tekniske data (data, der opstår ved brug af platformen)

• Logdata, herunder IP-adresse, browsertype, styresystem, tidsstempler og besøgte sider
• Chathistorik, herunder stillede spørgsmål og genererede svar
• Dokumentmetadata, herunder filnavn, tidspunkt for upload, sagsreference og dokumentkategori
• Sessionstokens og godkendelseshændelser

Indholdsdata (uploadede dokumenter)

3.2Når Kunden uploader dokumenter til platformen, kan dokumenterne indeholde personoplysninger om Kundens egne klienter, modparter, medarbejdere eller andre (samlet "Slutklientdata"). Clerk'r behandler alene Slutklientdata på vegne af Kunden i overensstemmelse med databehandleraftalen og Kundens instrukser.

3.3Slutklientdata kan fx omfatte:

• Navne, adresser og kontaktoplysninger på fysiske personer
• Økonomiske oplysninger, fx løn, honorarer og bankoplysninger
• Ansættelsesoplysninger, fx ansættelsesvilkår, orlov og personaleforhold
• Helbredsoplysninger, hvor de uploades som en del af sagsdokumenter
• Andre personoplysninger i juridiske dokumenter, som Kunden uploader

3.4Clerk'r tilgår, gennemgår eller bruger ikke Slutklientdata til andet formål end at drive platformen.

Cookiedata

3.5Oplysninger, der indsamles via cookies og lignende teknologier, er beskrevet i afsnit 7 nedenfor.

(samlet "Personoplysninger")

4. Retsgrundlag og formål

Opfyldelse af kontrakten (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b)

4.1Clerk'r behandler oplysninger om brugerkonti og brugsdata for at levere platformen og opfylde sine forpligtelser efter abonnementsaftalen med Kunden. Det omfatter:

• Oprettelse og vedligeholdelse af brugerkonti
• Adgang til platformen og dens funktioner
• Lagring, behandling og genfinding af uploadede dokumenter
• Behandling af spørgsmål i chatten og generering af AI-assisterede svar

Legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f)

4.2Clerk'r kan behandle visse Personoplysninger på grundlag af legitime interesser, når hensynet til den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder ikke går forud. Det omfatter:

• Produktanalyse og fejlsporing for at overvåge platformens ydeevne og finde tekniske fejl (med PostHog EU Cloud, som kun registrerer metadata om hændelser og aldrig dokumentindhold)
• Sikkerhedsovervågning, adgangskontrol og forebyggelse af svig
• Sessionsoptagelser, der er sat op til at maskere alle tekstfelter og alle områder med dokumentindhold

Retlige forpligtelser (artikel 6, stk. 1, litra c)

4.3Clerk'r kan behandle Personoplysninger for at overholde gældende retlige forpligtelser, herunder efter databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og anden gældende regulering.

Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a)

4.4Når Clerk'r behandler Personoplysninger på grundlag af samtykke (fx til valgfrie analysecookies), er samtykket frivilligt og kan til enhver tid trækkes tilbage uden negative følger for Kundens adgang til platformen.

Behandling som databehandler

4.5Når Clerk'r behandler Slutklientdata på vegne af Kunden, fastlægges retsgrundlaget for behandlingen af Kunden som dataansvarlig. Clerk'r behandler alene sådanne oplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden.

5. Modtagere og underdatabehandlere

Videregivelse til tredjeparter

5.1Clerk'r sælger eller udlejer ikke Personoplysninger til tredjeparter. Clerk'r kan videregive Personoplysninger til:

• Underdatabehandlere, der er antaget til at drive platformen (se afsnit 5.3 nedenfor)
• Offentlige myndigheder eller domstole, når gældende lov eller en bindende retsafgørelse kræver det
• Professionelle rådgivere, fx advokater og revisorer, når det er nødvendigt og under tavshedspligt

5.2Clerk'r søger altid at begrænse adgangen til Personoplysninger til det, der er strengt nødvendigt for, at modtageren kan udføre sin opgave eller levere sin ydelse.

Underdatabehandlere

5.3Clerk'r anvender underdatabehandlere til cloudhosting, kundesupport, analyse, betalingshåndtering og IT-sikkerhed.

Adskillelse mellem organisationer

5.4Hver forespørgsel til databasen er afgrænset til organisationen i SQL-laget. Et dokument, som én kundeorganisation har uploadet, er strukturelt utilgængeligt for brugere i enhver anden kundeorganisation: ikke på grund af en regel i applikationen, men på grund af selve databaseforespørgslen.

6. Overførsel af personoplysninger til tredjelande

6.1Alle systemer, der behandler eller opbevarer Kundens dokumentindhold, er hostet i Den Europæiske Union. Clerk'rs primære infrastruktur er placeret i EU.

6.2Hvis en underdatabehandler opererer uden for EU/EØS, fx hvis Resend sender transaktionelle mails via infrastruktur uden for EØS, sikrer Clerk'r, at overførslen er omfattet af passende garantier efter databeskyttelsesforordningen, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en tilstrækkelighedsafgørelse.

6.3Anthropics direkte API (hostet i USA) er en nødløsning, der er slået fra som standard. Bliver den nogensinde slået til, gælder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

7. Cookies

Hvad er cookies?

7.1Cookies er små tekstfiler, der placeres på din enhed, når du tilgår Clerk'r-platformen. De gør det muligt for platformen at huske din session og dine indstillinger og hjælper Clerk'r med at forstå, hvordan platformen bruges.

Typer af cookies

7.2Clerk'r bruger følgende kategorier af cookies:

7.2.1Strengt nødvendige cookies

7.2.1.1Disse cookies er nødvendige for, at platformen kan fungere, og de kan ikke slås fra. De omfatter sessionscookies, der styrer din godkendte session. Cookien er sikker (sendes kun over HTTPS) og gælder i 30 dage (fornyes for hver 24 timers aktivitet).

7.2.2Analyse- og ydelsescookies (PostHog)

7.2.2.1Med dit samtykke bruger Clerk'r PostHog EU Cloud til at indsamle anonymiserede hændelsesdata om, hvordan platformen bruges (fx "dokument uploadet", "chatbesked sendt"). PostHog modtager ikke dokumentindhold, filnavne eller andre personoplysninger end et pseudonymt bruger-id og metadata om hændelser. Sessionsoptagelser er sat op til at maskere alle tekstfelter og hele området med dokumentindhold.

7.2.2.2Der bruges ingen tredjepartscookies til annoncering eller sporing på Clerk'r-platformen.

Samtykke til og styring af cookies

7.3Du kan styre dine cookieindstillinger i platformens cookieindstillinger. Samtykke til analysecookies kan til enhver tid trækkes tilbage, uden at det påvirker din brug af platformen.

8. Sikkerhed

8.1Clerk'r har gennemført tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte Personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring og sletning. Foranstaltningerne omfatter:

• Kryptering under transport: al trafik til Clerk'r-applikationen bruger HTTPS (TLS). Interne kald mellem tjenester i samme private netværk bruger almindelig HTTP; kald mellem Railway-tjenester, der går over det offentlige internet, bruger HTTPS.
• Kryptering i hvile: objekter i AWS S3 er krypteret i hvile med AES-256 (SSE-S3). PostgreSQL-databasen er krypteret i hvile af Railway. Applikationshemmeligheder og OAuth-tokens krypteres med AES-256-GCM, før de gemmes i databasen.
• Godkendelse og adgangskontrol: adgangskoder gemmes som bcrypt-hashes (omkostningsfaktor 10). Sessionstokens kan kun bruges én gang og er tidsbegrænsede. Hver bruger tilhører præcis én organisation, og adgang på tværs af organisationer er strukturelt forhindret på databaseniveau. Rollebaseret adgangskontrol begrænser funktioner til de roller, der har ret til dem (fx kan kun administratorer administrere teammedlemmer).
• Adskillelse af data: alle databaseforespørgsler er afgrænset til organisationen, så kunderne er fuldstændig logisk adskilt.
• Backup og gendannelse: databasen sikkerhedskopieres automatisk dagligt. Opbevaringsperioder for backup er beskrevet i Clerk'rs databehandleraftale.
• Tilsyn med underdatabehandlere: Clerk'r kræver, at alle underdatabehandlere opretholder et passende sikkerhedsniveau og kun behandler Personoplysninger til de formål, de er videregivet til.

9. Opbevaring

9.1Clerk'r opbevarer Personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, de er indsamlet til, eller så længe gældende lov kræver det.

• Oplysninger om brugerkonti opbevares i Kundens abonnementsperiode og slettes inden for en rimelig periode efter kontraktens ophør.
• Uploadede dokumenter og indholdsdata opbevares i abonnementsperioden. Ved kontraktens ophør eller efter skriftlig anmodning sletter Clerk'r Kundens S3-objekter, databaserækker og tekstindlejringer (embeddings). Eksport i DOCX- eller PDF-format er altid tilgængelig i platformen.
• Brugslogs og analysedata opbevares efter den relevante underdatabehandlers opbevaringspolitik (PostHog EU) og Clerk'rs interne opbevaringsplan.
• Backupdata har en særskilt opbevaringsperiode, som er beskrevet i databehandleraftalen.

9.2Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres de.

10. Dine rettigheder

10.1Efter databeskyttelsesforordningen har du følgende rettigheder vedrørende de Personoplysninger, Clerk'r behandler som dataansvarlig:

• Ret til indsigt i de Personoplysninger, der behandles om dig (artikel 15)
• Ret til berigtigelse af urigtige Personoplysninger (artikel 16)
• Ret til sletning af Personoplysninger i visse tilfælde ("retten til at blive glemt") (artikel 17)
• Ret til begrænsning af behandling i visse tilfælde (artikel 18)
• Ret til dataportabilitet (artikel 20)
• Ret til indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitime interesser (artikel 21)
• Ret til når som helst at trække et samtykke tilbage, når behandlingen sker på grundlag af samtykke (artikel 7, stk. 3)
• Ret til at klage til en tilsynsmyndighed (artikel 77)

10.2I Danmark er tilsynsmyndigheden Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).

10.3Anmodninger om dine rettigheder kan sendes til Clerk'r via kontaktoplysningerne i afsnit 11 nedenfor. Clerk'r svarer inden for 30 dage.

Om Slutklientdata

10.4Ønsker du at udøve rettigheder vedrørende personoplysninger i dokumenter, som din organisation har uploadet (Slutklientdata), skal henvendelsen rettes til Kunden (advokatfirmaet) som dataansvarlig. Clerk'r hjælper Kunden med at besvare sådanne anmodninger.

11. Kontakt

11.1Har du spørgsmål til politikken eller til, hvordan Clerk'r behandler dine personoplysninger, kan du kontakte:

12. Ændringer af politikken

12.1Clerk'r kan opdatere politikken fra tid til anden. Er ændringerne væsentlige, giver Clerk'r Kunderne besked med rimeligt varsel. Den gældende version af politikken findes altid på https://clerkr.ai/en/privacy-policy (dansk oversættelse på https://clerkr.ai/da/privatlivspolitik). Ved uoverensstemmelse gælder den engelske version.